Mitarbeiter-Kommunikation im Facebook-Stil für Apotheken

Unternehmensinterne Kommunikation ist für große Unternehmen mit mehreren Abteilungen ein wichtiges Thema, das  – gut geführt – eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit und effiziente Abläufe bewirkt oder – schlecht geführt – zu Frustration, Ineffizienz und schließlich Resignation führt.

Interne Unternehmenskommunikation ist eine Herausforderung zwischen zwei Aufgaben. Zum einen müssen alle Mitarbeiter mit relevanten Informationen versorgt werden, zum anderen sollte man Kollegen nicht mit Informationen überfluten.

Aber auch für kleine Unternehmen wie Apotheken ist das interne Vermitteln von Neuheiten, Änderungen im Betrieb oder allgemeine Informationen wesentlich, damit alle Mitarbeiter immer am gleichen Wissenstand sind.

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Was das “Schwarze Brett” früher ohne Einsatz von EDV war, sind nun Intranets getreten, mehr oder wenig kleine Anwendungen im Internet, die nur einem bestimmten Personenkreis zugänglich sind.

Die modernste Ausprägung davon sind sogenannte Social Intranets, definitonsgemäß ein Intranet, das nicht von einer zentralen Redaktion erstellt und gewartet wird, sondern von den Mitarbeitern selbst, die sich so intern Informationen zukommen lassen und gemeinsam am Informationsaustausch beteiligen.

Praktischerweise kann man es auch so definieren: ein eigenes Facebook für die Apotheke – Mitarbeiter-Kommunikation im Facebook-Stil.

Mit 2 wesentlichen Vorteilen: Die Handhabung ist selbsterklärend  bzw man kennt sie bereits aus den Social Networks, die man meist auch privat nutzt.

Und dem weiteren Vorteil, dass man sich eben NICHT in Facebook mit all seinen Datenschutzproblemen aufhält, sondern ein eigenes nutzt – niemand Externer hat Einsicht, es läuft keine Werbung und niemand außer den freigeschalteten Mitarbeiter haben Zugriff auf die Inhalte.

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Ein Beispiel für so ein modernes social intranet ist Bitrix24, das von kleinen Unternehmen bis zu Großkonzernen wie Samsung, KIA oder Volkswagen eingesetzt wird und eine deutschsprachige Oberfläche und Support bietet.[1]

Man erstellt für die Apotheke einen eigenen Bereich, erhält damit eine eigene subdomain, z.B. http://xyapotheke.bitrix24.de und erstellt anschließend für jeden Mitarbeiter einen Account.

Bis 12 Mitarbeiter ist die Nutzung in der einfachsten, aber für unsere Verhältnisse vollkommen ausreichende Lösung sogar gratis.

Die Mitarbeiter können ab dann auf ihr Profil zugreifen, ein Foto hochladen und auch gleich mit dem Informationsaustausch (neudeutsch: posten) beginnen. Zusätzlich steht auch ein gemeinsamer Kalender zur Verfügung, in dem Termine eingetragen und bestimmten Mitarbeitern zugewiesen werden können. Aufgaben können erstellt werden und Mitarbeitern oder auch einer Gruppe von Mitarbeitern zugeteilt werden. Ebenso können Dokumente und Bilder hochgeladen werden und stehen dann online zur Verfügung. Aktuelle News werden wie bei Facebook gepostet, diese können dann kommentiert und geliked werden.

 

Was bedeutet es nun, auf die Apotheke umgelegt – was wird dort gepostet?

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Einige Beispiele:

  • neue Kammerinfos
  • aktuelle Preisaktionen und wie deren Abrechnung erfolgt
  • neue Produkte am Markt mit angehängter Beschreibung oder Abbildung
  • Besprechung von Arbeitsabläufen und erfassen von Rückmeldungen dazu
  • oder eben auch Soziale Informationen wie Verabredungen zu Fortbildungen oder Teamabende.

Im gemeinsamen Kalender lassen sich Termine wie Vertreterbesuche, Teamabende oder Schulungen eintragen und allen oder einzelnen Mitarbeitern zuweisen.

Und natürlich sind alle Informationsschnippsel und Einträge durch eine allgemeine Suchfunktion rasch auffindbar.

Für Fortgeschrittene lassen sich noch viel mehr Aufgaben in das Social Intranet übertragen, z.B. der Apotheken-Email-Account, ein CRM-System um auch eine Kunden- und Lieferantendatenbank zu betreiben oder auch ein Wiki, um unternehmensintern eine Wissensdatenbank aufzubauen.

 

Ein Social Intranet führt einerseits dazu, dass aktuelle und relevante Informationen schnell an alle Mitarbeiter kommuniziert werden können und schnell auffindbar und auch langfristig verfügbar sind.

Andererseits fördert es durch die rasche und “gewohnte” Bedienung den offenen und transparenten Dialog und intensiviert den Team-Austausch.

 

Abgesehen von der einfachen Nutzung im Browser auf jedem Arbeitsplatz ohne Installation, sind moderne Social Intranets auch Mobil als App nutzbar und man kann damit rasch von überall auf das Informations- und Kommunikationsnetzwerk der Apotheke zugreifen.

[1] Alternative Anbieter findet man bei XELOS, COYO, JUST.SOCIAL und laufend mehr…